ERP ADMINISTRACIÓN GUBERNAMENTAL
MONTECRISTO TECHNOLOGY es desarrollador de soluciones informáticas de alta calidad. En este documento hablaremos del ERP DE ADMINISTRACIÓN GUBERNAMENTAL, diseñado para cumplir la normatividad establecida por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).
Aunque este ERP está enfocado a cumplir con los requerimientos de la CONAC, es aplicable al Sector Privado, ya que los procesos que contiene pueden efectuarse en el mismo.
Está integrado por los siguientes módulos:
CARÁCTERÍSTICAS GENERALES
Alojado en servidor local. Lo cual evita problemas de conexión a Internet, proporciona mayor velocidad en el registro y explotación de información, es seguro y reduce el riesgo de pirateo.
Facilidad de operación. Ya que todos los módulos están desarrollados con la misma estructura, la capacitación del personal para operarlos es muy rápida. Su operación es simple y tiene gran facilidad para obtención de reportes y datos para exportación.
Procesos desconcentrados. En los procesos en que se aplicable, como es el caso de requisiciones de compra, cada área efectúa su registro, simplificando su operación.
Niveles de acceso. Se establecen centros operativos y grupos de trabajo a los cuales se otorga el acceso a sus módulos y procesos respectivos, evitando accesos indebidos.
Todos los módulos del sistema en todos sus procesos, tales como requisiciones de compras, de pagos, de reembolsos, de gastos de viaje, nóminas, etc., generan automáticamente las pólizas contables y presupuestales, dependiendo de la etapa en los procesos de movimientos presupuestales, Las etapas pasan por los cuatro momentos contables en el ejercicio del egreso. Para generar la póliza se basa en la matriz de conversión que publica la CONAC. Esta característica otorga una gran ventaja sobre sistemas de otros proveedores, en los cuales, el sistema contable-presupuestal es de “registro”, ya que es alimentado manualmente a partir de las pólizas generadas por medio de diversos sistemas o incluso controles manuales.
MÓDULO DE CONTABILIDAD
Es receptor de las prepólizas contables generadas automáticamente por los otros módulos.
El catálogo de cuentas contables se registra bajo la estructura del plan de cuentas que publica la CONAC. La generación de las cuentas contables presupuestales es realizada por el sistema automáticamente.
Entre los estados financieros que emite están los que publica la CONAC con los Estados e Información Contable (Las Notas a los estados financieros esta en desarrollo), los Estados e Informes Presupuestarios y los Estados e Informes Programáticos, los de la LEY DE DISCIPLINA FINANCIERA y los archivos layout que solicita la SEVAC.
MÓDULO DE PRESUPUESTOS
Es receptor de las prepólizas presupuestales generadas automáticamente por los otros módulos.
Los catálogos presupuestales, se basan con lo publicado por la CONAC, entre los principales está el catálogo del objeto del gasto, la clasificación de las fuentes de financiamiento, la función del gasto, los rubros del ingreso, la matriz de conversión, y los catálogos propios como las unidades de administración presupuestal y los proyectos. El presupuesto da el seguimiento que establece la CONAC presentando el analítico con el registro del gasto aprobado, las modificaciones de ampliación, reducción o compensadas, del comprometido, del devengado, del ejercido y del pagado.
Internamente y como control el Sistema incluye antes del comprometido un control del apartado presupuestal llamado como pre-comprometido con la finalidad de dar garantía de disponibilidad para la aplicación del presupuesto.
Entre los estados financieros que se emiten están los reportes obligatorios trimestrales y anuales (La guía de cumplimiento se encuentra en desarrollo).
MÓDULO DE COMPRAS
Es operado prácticamente por toda la institución, desde el área requirente de compra o pago, el encargado del padrón de proveedores, el área de compras, presupuestos y contabilidad. Durante cada etapa del proceso el usuario podrá ver el seguimiento y la disponibilidad presupuestal de su unidad administrativa.
Los procesos que integra el módulo son:
MÓDULO ACTIVO FIJO
Se lleva el registro histórico de los movimientos de los bienes muebles e inmuebles y activos controlables, su descripción, sus datos de adquisición, sus costos de compra y de depreciación, sus resguardantes, los datos contables y presupuestales de adquisición, entre otros.
Permite llevar el registro mensual de los costos contables acumulado por cuenta contable para su conciliación contable.
Emite los reportes de resguardo por empleado y por orgánica, reportes de los costos contables, de descripción, la relación de bienes por objeto del gasto, el libro de bienes muebles e inmuebles, entre otros.
MÓDULO INVENTARIOS DE ALMACÉN
Es multi almacén, permite consultar el costo de inventarios mensual por almacén.
El catálogo de artículos se registra por objeto del gasto, permitiendo obtener reportes de entradas y salidas con el objeto del gasto, vinculado con el módulo de compras en el devengado.
Para el levantamiento de inventario físico se incluye el control del uso de marbetes para su conciliación de las existencias.
MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS Y DE NÓMINAS
Se basa en dos submódulos: Control de personal y Nóminas. El primero es la principal fuente de datos para el segundo, evitando doble control y registro.
Permite al usuario tener un control amplio de la administración de recursos humanos ya que es integrado por el historial laboral del empleado, el historial de plazas, las guardias, los roles, los descansos, las suplencias, las vacaciones, las devoluciones, la integración del checado, las incapacidades, los esquemas de horarios, entre otros. Además de estar conectados totalmente para el cálculo de la nómina.
De parte de la nómina esta el registro de los tiempos extras normales y fijos, diferencias de sueldos por las suplencias, salario diario integrado, los vales, beneficiarios por pensiones, pensiones alimenticias, créditos, dispersión a bancos, reportes estadísticos, generación de los layout para el envío a timbrado fiscal, entre otros.
Para el cálculo de la nómina, se arma con base en parámetros, tablas, conceptos, calendarios y la definición de los catálogos, permitiendo al usuario determinar la forma de calcular para cualquier concepto de percepción, deducción y de cálculo que se requiera. Ningún concepto de nómina es “preprogramado”, ya que todos son definidos por el usuario. Tenemos el caso de otros sistemas de otros proveedores que cuando hay cambio en el cálculo de ISR, crean una nueva versión, no así en ERP MONTECRISTO TECHNOLOGY.
Los conceptos de nómina se configuran compatiblemente con los datos presupuestales y contables para la generación de los reportes ayudando con la integración de la solicitud de autorización presupuestal del capítulo 1000. Con esta solicitud, el área de presupuestos le da seguimiento para el compromiso presupuestal y los demás momentos contables.
- MÓDULO DE CONTABILIDAD
- MÓDULO DE PRESUPUESTOS
- MÓDULO DE COMPRAS
- MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS
- MÓDULO DE INVENTARIOS DE ALMACÉN
- MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS
- MÓDULO DE SEGURIDAD
CARÁCTERÍSTICAS GENERALES
Alojado en servidor local. Lo cual evita problemas de conexión a Internet, proporciona mayor velocidad en el registro y explotación de información, es seguro y reduce el riesgo de pirateo.
Facilidad de operación. Ya que todos los módulos están desarrollados con la misma estructura, la capacitación del personal para operarlos es muy rápida. Su operación es simple y tiene gran facilidad para obtención de reportes y datos para exportación.
Procesos desconcentrados. En los procesos en que se aplicable, como es el caso de requisiciones de compra, cada área efectúa su registro, simplificando su operación.
Niveles de acceso. Se establecen centros operativos y grupos de trabajo a los cuales se otorga el acceso a sus módulos y procesos respectivos, evitando accesos indebidos.
Todos los módulos del sistema en todos sus procesos, tales como requisiciones de compras, de pagos, de reembolsos, de gastos de viaje, nóminas, etc., generan automáticamente las pólizas contables y presupuestales, dependiendo de la etapa en los procesos de movimientos presupuestales, Las etapas pasan por los cuatro momentos contables en el ejercicio del egreso. Para generar la póliza se basa en la matriz de conversión que publica la CONAC. Esta característica otorga una gran ventaja sobre sistemas de otros proveedores, en los cuales, el sistema contable-presupuestal es de “registro”, ya que es alimentado manualmente a partir de las pólizas generadas por medio de diversos sistemas o incluso controles manuales.
MÓDULO DE CONTABILIDAD
Es receptor de las prepólizas contables generadas automáticamente por los otros módulos.
El catálogo de cuentas contables se registra bajo la estructura del plan de cuentas que publica la CONAC. La generación de las cuentas contables presupuestales es realizada por el sistema automáticamente.
Entre los estados financieros que emite están los que publica la CONAC con los Estados e Información Contable (Las Notas a los estados financieros esta en desarrollo), los Estados e Informes Presupuestarios y los Estados e Informes Programáticos, los de la LEY DE DISCIPLINA FINANCIERA y los archivos layout que solicita la SEVAC.
MÓDULO DE PRESUPUESTOS
Es receptor de las prepólizas presupuestales generadas automáticamente por los otros módulos.
Los catálogos presupuestales, se basan con lo publicado por la CONAC, entre los principales está el catálogo del objeto del gasto, la clasificación de las fuentes de financiamiento, la función del gasto, los rubros del ingreso, la matriz de conversión, y los catálogos propios como las unidades de administración presupuestal y los proyectos. El presupuesto da el seguimiento que establece la CONAC presentando el analítico con el registro del gasto aprobado, las modificaciones de ampliación, reducción o compensadas, del comprometido, del devengado, del ejercido y del pagado.
Internamente y como control el Sistema incluye antes del comprometido un control del apartado presupuestal llamado como pre-comprometido con la finalidad de dar garantía de disponibilidad para la aplicación del presupuesto.
Entre los estados financieros que se emiten están los reportes obligatorios trimestrales y anuales (La guía de cumplimiento se encuentra en desarrollo).
MÓDULO DE COMPRAS
Es operado prácticamente por toda la institución, desde el área requirente de compra o pago, el encargado del padrón de proveedores, el área de compras, presupuestos y contabilidad. Durante cada etapa del proceso el usuario podrá ver el seguimiento y la disponibilidad presupuestal de su unidad administrativa.
Los procesos que integra el módulo son:
- Requisición de compra (solicitud, cotizaciones, autorización presupuestal, órdenes de compra y registro de factura, ejercicio pago y aplicación de pago).
- Requisición de pago (solicitud, autorización presupuestal, comprometido, devengado, ejercido y pagado).
- Reembolso individual (solicitud, autorización presupuestal, comprometido, devengado, ejercido y pagado).
- Gastos de viaje (solicitud, entrega viáticos, comprobación, autorización presupuestal, compromiso, devolución de sobrante, devengado, ejercido y pagado).
- Bolsa presupuestal (solicitud, autorización presupuestal, requisición de compra sobre la bolsa, órdenes de compra, devengado, ejercido y pagado).
- Solicitud de traspaso presupuestal, consulta disponibilidad presupuestal, consulta de movimientos de todos los procesos por clave presupuestal, trazabilidad contable y de proceso).
MÓDULO ACTIVO FIJO
Se lleva el registro histórico de los movimientos de los bienes muebles e inmuebles y activos controlables, su descripción, sus datos de adquisición, sus costos de compra y de depreciación, sus resguardantes, los datos contables y presupuestales de adquisición, entre otros.
Permite llevar el registro mensual de los costos contables acumulado por cuenta contable para su conciliación contable.
Emite los reportes de resguardo por empleado y por orgánica, reportes de los costos contables, de descripción, la relación de bienes por objeto del gasto, el libro de bienes muebles e inmuebles, entre otros.
MÓDULO INVENTARIOS DE ALMACÉN
Es multi almacén, permite consultar el costo de inventarios mensual por almacén.
El catálogo de artículos se registra por objeto del gasto, permitiendo obtener reportes de entradas y salidas con el objeto del gasto, vinculado con el módulo de compras en el devengado.
Para el levantamiento de inventario físico se incluye el control del uso de marbetes para su conciliación de las existencias.
MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS Y DE NÓMINAS
Se basa en dos submódulos: Control de personal y Nóminas. El primero es la principal fuente de datos para el segundo, evitando doble control y registro.
Permite al usuario tener un control amplio de la administración de recursos humanos ya que es integrado por el historial laboral del empleado, el historial de plazas, las guardias, los roles, los descansos, las suplencias, las vacaciones, las devoluciones, la integración del checado, las incapacidades, los esquemas de horarios, entre otros. Además de estar conectados totalmente para el cálculo de la nómina.
De parte de la nómina esta el registro de los tiempos extras normales y fijos, diferencias de sueldos por las suplencias, salario diario integrado, los vales, beneficiarios por pensiones, pensiones alimenticias, créditos, dispersión a bancos, reportes estadísticos, generación de los layout para el envío a timbrado fiscal, entre otros.
Para el cálculo de la nómina, se arma con base en parámetros, tablas, conceptos, calendarios y la definición de los catálogos, permitiendo al usuario determinar la forma de calcular para cualquier concepto de percepción, deducción y de cálculo que se requiera. Ningún concepto de nómina es “preprogramado”, ya que todos son definidos por el usuario. Tenemos el caso de otros sistemas de otros proveedores que cuando hay cambio en el cálculo de ISR, crean una nueva versión, no así en ERP MONTECRISTO TECHNOLOGY.
Los conceptos de nómina se configuran compatiblemente con los datos presupuestales y contables para la generación de los reportes ayudando con la integración de la solicitud de autorización presupuestal del capítulo 1000. Con esta solicitud, el área de presupuestos le da seguimiento para el compromiso presupuestal y los demás momentos contables.
